人事信息系统的代码化问题

一、前言

在人事信息系统中，利用代码取代文字操作，既可以提高系统的使用效率，又减少了存储空间，已成为计算机化的人事管理系统发展的必然趋势。当然，使用代码也有不尽人意之处。笔者近几年在研制《青海省科技人员信息管理系统》的过程中，对使用代码的优、缺点以及代码编制中应考虑的问题，着意进行了分析和探讨，下面就此谈谈自己的看法。

二、使用代码的优点

1、减少存储空间：一般情况下代码化的人事管理信息系统存储空间只有文字系统的20%－40%左右。

2、提高统计、检索速度：我们现已在有十万条记录的科技人员数据库中实现检索一秒钟，统计一张横栏×纵栏＝11×8600的表格只需十二分钟（AST 386、Foxbase2.1）。

3、加快编辑速度，减少错误数据。

4、可以实现任意条件的数据处理，这是文字系统所无法做到的。

三、使用代码的缺点及解决方法

在现今全国绝大多数人事管理信息系统中，其输入操作过程如图1示。

在这手工填表和数据录入一般是不能免的，但编码却存在问题：

①编码费工费时。就以我省建人才库为例，当时动员了全省各州、地、市，各厅局近千人，对十万科技人员表格进行突击编码，配代码手册一套（四本），这种做法增加了基层的工作负担，也加大了财政支出。

②编码难免出错。由于编码人员的临时性，以及代码的不标准化，在编码过程中错误时有发生，虽然我省制定了检查制度，但这一问题并未能从根本上得到解决。

③由于录入人员对代码一般没有深入的理解，因此在录入过程中也会出错，虽然可以在程序中检查所输数据的合理性，但却降低了系统的响应速度。由此，我们可以得出这样的结论：编码已到了非改不可的地步。

省去编码的输入操作过程如图2示，实现的方法有两种。

1、直接录入文字，存储代码：随着“五笔字型”等专业性汉字输入方法的推出，汉字输入已不再是汉字处理的难点，因此该方法就是由录入员直接录入手工填写的各种内容，程序自动识别其代码，然后存储代码，以避免编码。但程序设计中较难实现所录文字的准确自动代码识别，加之对录入员操作水平要求较高，不易推广。

2、分级提示代码，存储代码：这是我们已实现的，本文重点介绍的方法。下面以录入籍贯为列，说明其原理。

进入籍贯项录入后，程序首先显示两位省、自治区、直辖市代码。

11－北京市

12－天津市

...

...

65－新疆

71－台湾

录入员根据表中所填内容，选择省码（例11－北京），程序则接着显示该省、自治区、直辖市的两位地区代码。

01－北京市区

02－北京市县

选择地区项后，程序最后显示两位该地区所有的县代码（例01－北京市区）。

01－北京市东城区

02－北京市西城区

...

...

09－北京市门头沟区

10－北京市燕山区

接着选择县码，这样，经过三步就将籍贯代码输入完毕。既不用编码，又减轻了录入员的工作强度，并且程序也容易实现。

在我们这个系统中，除学校、籍贯外，绝大部分代码只需一至两步就可以完成录入，在AT及以上档次机器上用Foxbase均可得到满意的响应速度。

3、代码高频先见技术。利用代码分级提示法录入时，由于屏幕显示范围限制，不可能在一屏上将所有代码全部输出，有可能出现常用代码在第二及以后屏的情况，势必增加翻屏次数，降低录入效率。

在着手解决这一问题时，汉字输入中的高频字先见技术给了我们很大的启示，由此在代码分级提示法中发展出“代码高频先见技术”。实现这一技术的关键有两个：一是在代码显示时，根据代码的权重值按从大到小的次序排序输出；二是在代码被选择后，将其权重值累进加一，以决定该代码下次显示的位置。因此，在原有代码库中还需增加一权重值字段，初始状态将所有代码的权重值均赋值为1，然后各代码根据被选次数，自动变换输出位置，以实现高频代码先见。

四、代码的编制

目前，国内人事管理信息系统中主要使用的代码标准有《人事信息代码汇编》（国家标准局信息分类编码研究所）、《全国成人高等院校、中等专业学校代码》（国家标准局信息分类编码研究所）、《科技人员信息管理系统补充代码》（国家科委人才资源研究所）等，各省市也有一些暂行代码。不过由于代码定义标准不一致，在实际应用中还存在不少问题，突出的有：

1、代码不适应于计算机使用：人事系统的代码主要是用于计算机处理，因此在代码编制时要充分考虑计算机的特点，使代码易于处理、便于理解。

2、减少冗余，精练代码：如原学校代码中，用两位码表示学校的类别。

31－大学

32－中专

35－成人高校

37－军队院校

39－曾设或国外院校

而实际上用一位码就可以表达情楚。缩短一位码对一个大系统来说（如有十万条记录），将会减少可观的存储空间（100KB），提高速度。

3、代码应是区段码，而不能是区间码：如原行业码中以0开头，即有农业又有工业，代码之间没有明确的分界线，数据统计就不容易实现快速分类。

010－农业

...

...

070－农、林、牧、渔、水利服务业

080－工业

...

...

4、代码编制时应考虑空填值的定义：在人事信息系统中，我们规定当学历低于中专时，其毕业学校空填。但在统计、检索时，空填项则不好处理。因此在代码编制时应考虑这种情况，对应空填项用特殊码代替，以实现系统的统一处理。

5、在程序设计中应建立代码与数据库的匹配关系：代码编好以后，并非一成不变，如籍贯（行政区划）每年国家均有变化。为了避免代码更新后，数据库不匹配性，应在修改代码的同时，修改数据库中对应原码的数据为新码，这样就保持了代码和数据的一致性。

随着人事管理信息系统在各单位、各系统的使用，代码的标准化问题已成为制约人事管理信息系统发展的一大障碍。为了推动全国人事管理信息系统的建设和应用软件的交流，国家应尽快制订人事系统的各种代码标准。

下面所附是实现代码分级提示及高频先见的程序：

use zdmk5 index zdmk51

seek dm1*dm1是籍贯在代码库中的标识码

copy to d：1 while left（code，1）=dm1*得省码

dm2=1

store '' to a1，a2，a3

do while dm2<=3

do case

case dm2=2

use zdmk5 index zdmk52

seek dm1+a1

copy to d：1 while left（code，3）=dm1+a1*得地区码

case dm2=3

use zdmk5 index zdmk53

seek dm1+a1+a2

copy to d：1 while left（code，5）=dm1+a1+a2*得县码

endcase

use d：1

sort on num/d，code to d：11

use d：11*按权重值从大到下排序

do while .not.eof（）

set color to 6+/1

@ 3，44 clear to 23，78

dm3=0

do while dm3<20.AND.（.not.eof（））

dm4=iif（dm2=1，subs（code，2，2），iif（dm2=2，subs（code，4，2），subs（code，6，2）））

@ 3+dm3，44 say dm4 *显示代码

@ 3+dm3，47 say ltrim（trim（name））

dm3=dm3+1

skip

enddo

do while .t.

@ 23，44 say '↑－上页↓－下页回车－选中'

dm5=inkey（0）

if eof（）

if dm5=5.or.dm5=13

exit

endif

else

if dm5=5.or.dm5=13.or.dm5=24

exit

endif

endif

enddo

do case

case dm5=5*向上翻屏

skip -（20+dm3）

loop

case dm5=24*向下翻屏

loop

case dm5=13*输入代码

dm6=str（dm2，1）

@ 1，11*（dm2-1） say '第'+dm6+'项' get a&dm6

read

exit

endcase

enddo

dm2=dm2+1

enddo

use zdmk5 index zdmk5

seek dm1+trim（a1）

repl num with num+1*省码权重值加一

if len（trim（a2））<>0

seek dm1+trim（a1）+trim（a2）

repl num with num+1*地区码权重值加一

if len（trim（a3））<>0

seek dm1+trim（a1）+trim（a2）+trim（a3）

repl num with num+1*县码权重值加一

endif

endif

use

代码库ZDMK5的结构包括三个字段：CODE（代码值）、NAME（代码名）、NUM（代码权重值）；ZDMK5有四个索引库：ZDMK5（全部内容索引）、ZDMK51（省码索引）、ZDMK52（地区码索引）、ZDMK53（县码索引）；A1、A2、A3三个变量分别存放所录的省码、地区码、县码值。