发表于1991.12，《新浪潮》，1991年第6期。一、前言
在人事信息系统中，利用代码取代文字操作，既可以提高系统的使用效率，又减少了存储空间，已成为计算机化的人事管理系统发展的必然趋势。当然，使用代码也有不尽人意之处。笔者近几年在研制《青海省科技人员信息管理系统》的过程中，对使用代码的优、缺点以及代码编制中应考虑的问题，着意进行了分析和探讨，下面就此谈谈自己的看法。
二、使用代码的优点
1、减少存储空间：一般情况下代码化的人事管理信息系统存储空间只有文字系统的20%－40%左右。
2、提高统计、检索速度：我们现已在有十万条记录的科技人员数据库中实现检索一秒钟，统计一张横栏×纵栏＝11×8600的表格只需十二分钟（AST 386、Foxbase2.1）。
3、加快编辑速度，减少错误数据。
4、可以实现任意条件的数据处理，这是文字系统所无法做到的。
三、使用代码的缺点及解决方法
在现今全国绝大多数人事管理信息系统中，其输入操作过程如图1示。
在这手工填表和数据录入一般是不能免的，但编码却存在问题：
①编码费工费时。就以我省建人才库为例，当时动员了全省各州、地、市，各厅局近千人，对十万科技人员表格进行突击编码，配代码手册一套（四本），这种做法增加了基层的工作负担，也加大了财政支出。
②编码难免出错。由于编码人员的临时性，以及代码的不标准化，在编码过程中错误时有发生，虽然我省制定了检查制度，但这一问题并未能从根本上得到解决。
③由于录入人员对代码一般没有深入的理解，因此在录入过程中也会出错，虽然可以在程序中检查所输数据的合理性，但却降低了系统的响应速度。由此，我们可以得出这样的结论：编码已到了非改不可的地步。
省去编码的输入操作过程如图2示，实现的方法有两种。
1、直接录入文字，存储代码：随着“五笔字型”等专业性汉字输入方法的推出，汉字输入已不再是汉字处理的难点，因此该方法就是由录入员直接录入手工填写的各种内容，程序自动识别其代码，然后存储代码，以避免编码。但程序设计中较难实现所录文字的准确自动代码识别，加之对录入员操作水平要求较高，不易推广。
2、分级提示代码，存储代码：这是我们已实现的，本文重点介绍的方法。下面以录入籍贯为列，说明其原理。
进入籍贯项录入后，程序首先显示两位省、自治区、直辖市代码。
11－北京市
12－天津市
...
...
65－新疆
71－台湾
录入员根据表中所填内容，选择省码（例11－北京），程序则接着显示该省、自治区、直辖市的两位地区代码。
01－北京市区
02－北京市县
选择地区项后，程序最后显示两位该地区所有的县代码（例01－北京市区）。
01－北京市东城区
02－北京市西城区
...
...
09－北京市门头沟区
10－北京市燕山区
接着选择县码，这样，经过三步就将籍贯代码输入完毕。既不用编码，又减轻了录入员的工作强度，并且程序也容易实现。
在我们这个系统中，除学校、籍贯外，绝大部分代码只需一至两步就可以完成录入，在AT及以上档次机器上用Foxbase均可得到满意的响应速度。
3、代码高频先见技术。利用代码分级提示法录入时，由于屏幕显示范围限制，不可能在一屏上将所有代码全部输出，有可能出现常用代码在第二及以后屏的情况，势必增加翻屏次数，降低录入效率。
在着手解决这一问题时，汉字输入中的高频字先见技术给了我们很大的启示，由此在代码分级提示法中发展出“代码高频先见技术”。实现这一技术的关键有两个：一是在代码显示时，根据代码的权重值按从大到小的次序排序输出；二是在代码被选择后，将其权重值累进加一，以决定该代码下次显示的位置。因此，在原有代码库中还需增加一权重值字段，初始状态将所有代码的权重值均赋值为1，然后各代码根据被选次数，自动变换输出位置，以实现高频代码先见。
四、代码的编制
目前，国内人事管理信息系统中主要使用的代码标准有《人事信息代码汇编》（国家标准局信息分类编码研究所）、《全国成人高等院校、中等专业学校代码》（国家标准局信息分类编码研究所）、《科技人员信息管理系统补充代码》（国家科委人才资源研究所）等，各省市也有一些暂行代码。不过由于代码定义标准不一致，在实际应用中还存在不少问题，突出的有：
1、代码不适应于计算机使用：人事系统的代码主要是用于计算机处理，因此在代码编制时要充分考虑计算机的特点，使代码易于处理、便于理解。
2、减少冗余，精练代码：如原学校代码中，用两位码表示学校的类别。
31－大学
32－中专
35－成人高校
37－军队院校
39－曾设或国外院校
而实际上用一位码就可以表达情楚。缩短一位码对一个大系统来说（如有十万条记录），将会减少可观的存储空间（100KB），提高速度。
3、代码应是区段码，而不能是区间码：如原行业码中以0开头，即有农业又有工业，代码之间没有明确的分界线，数据统计就不容易实现快速分类。
010－农业
...
...
070－农、林、牧、渔、水利服务业
080－工业
...
...
4、代码编制时应考虑空填值的定义：在人事信息系统中，我们规定当学历低于中专时，其毕业学校空填。但在统计、检索时，空填项则不好处理。因此在代码编制时应考虑这种情况，对应空填项用特殊码代替，以实现系统的统一处理。
5、在程序设计中应建立代码与数据库的匹配关系：代码编好以后，并非一成不变，如籍贯（行政区划）每年国家均有变化。为了避免代码更新后，数据库不匹配性，应在修改代码的同时，修改数据库中对应原码的数据为新码，这样就保持了代码和数据的一致性。
随着人事管理信息系统在各单位、各系统的使用，代码的标准化问题已成为制约人事管理信息系统发展的一大障碍。为了推动全国人事管理信息系统的建设和应用软件的交流，国家应尽快制订人事系统的各种代码标准。
下面所附是实现代码分级提示及高频先见的程序：
use zdmk5 index zdmk51
seek dm1*dm1是籍贯在代码库中的标识码
copy to d：1 while left（code，1）=dm1*得省码
dm2=1
store '' to a1，a2，a3
do while dm2<=3
do case
case dm2=2
use zdmk5 index zdmk52
seek dm1+a1
copy to d：1 while left（code，3）=dm1+a1*得地区码
case dm2=3
use zdmk5 index zdmk53
seek dm1+a1+a2
copy to d：1 while left（code，5）=dm1+a1+a2*得县码
endcase
use d：1
sort on num/d，code to d：11
use d：11*按权重值从大到下排序
do while .not.eof（）
set color to 6+/1
@ 3，44 clear to 23，78
dm3=0
do while dm3<20.AND.（.not.eof（））
dm4=iif（dm2=1，subs（code，2，2），iif（dm2=2，subs（code，4，2），subs（code，6，2）））
@ 3+dm3，44 say dm4 *显示代码
@ 3+dm3，47 say ltrim（trim（name））
dm3=dm3+1
skip
enddo
do while .t.
@ 23，44 say '↑－上页↓－下页回车－选中'
dm5=inkey（0）
if eof（）
if dm5=5.or.dm5=13
exit
endif
else
if dm5=5.or.dm5=13.or.dm5=24
exit
endif
endif
enddo
do case
case dm5=5*向上翻屏
skip -（20+dm3）
loop
case dm5=24*向下翻屏
loop
case dm5=13*输入代码
dm6=str（dm2，1）
@ 1，11*（dm2-1） say '第'+dm6+'项' get a&dm6
read
exit
endcase
enddo
dm2=dm2+1
enddo
use zdmk5 index zdmk5
seek dm1+trim（a1）
repl num with num+1*省码权重值加一
if len（trim（a2））<>0
seek dm1+trim（a1）+trim（a2）
repl num with num+1*地区码权重值加一
if len（trim（a3））<>0
seek dm1+trim（a1）+trim（a2）+trim（a3）
repl num with num+1*县码权重值加一
endif
endif
use
代码库ZDMK5的结构包括三个字段：CODE（代码值）、NAME（代码名）、NUM（代码权重值）；ZDMK5有四个索引库：ZDMK5（全部内容索引）、ZDMK51（省码索引）、ZDMK52（地区码索引）、ZDMK53（县码索引）；A1、A2、A3三个变量分别存放所录的省码、地区码、县码值。
